Подготовка к празднику: полезные советы

Любое мероприятие можно сделать праздником. Свадьба, день рождения, деловая встреча, фестиваль, семинар, форум или мастер-класс – поводов много. Они отличаются целями, задачами и другими особенностями, но есть одно, что объединяет – подготовка. Чтобы событие было ярким и запомнилось надолго, необходимо правильно его организовать.

Количество гостей

Гостями могут стать друзья, родственники, коллеги, знакомые. Подумайте, кто должен присутствовать на мероприятии. Определитесь с количеством людей. Каждого оповестите о вечеринке при личной встрече или по телефону. Создайте красивые и необычные пригласительные, вышлите их заранее.

Бюджет

Предварительно определяется бюджет торжества. Как правило, сумма примерная и в процессе подготовки корректируется.

Место празднования

Если гостей много, лучше организовать праздник вне дома. Для этих целей хорошо подойдет лофт. Помещение просторное, интерьер интересный, арендная плата невысокая. Отличное место для проведения дня рождения, мастер-класса, форума или закрытого показа. Не менее популярны рестораны, кафе, базы отдыха. Хорошее и модное заведение необходимо бронировать заранее.

Праздничный стол

Предварительно составляется меню. Помогает в этом администратор заведения. За два – три дня до праздника уточняется количество гостей. Если возникла необходимость в персонале, его нанимают дополнительно.

Спиртными напитками

Наличие или отсутствие алкоголя на празднике – выбор каждого. На семинарах, мастер-классах, форумах спиртные напитки не входят в меню. Некоторые фестивали без него не обходятся. Например, фестиваль пива. Напиток – главный предмет празднества.

Оформление зала

Также необязательная часть подготовки, но довольно приятная. Некоторые заведения предлагают свой праздничный декор, в противном случае нанимаются специально обученные люди. Учитывая пожелания клиента, оформляется зал, вносится предоплата.

Программа торжества

Одного праздничного стола и красиво украшенного зала недостаточно, чтобы событие было интересным. Торжеством необходимо управлять. Подходящую атмосферу создаст хороший ведущий. У него для этого есть все, что необходимо: команда профессионалов, оборудование и прочее. Он заблаговременно подготовит сценарий согласно тематике праздника. покажет заказчику и внесет коррективы согласно его пожеланиям. Подарки, призы и другие дополнительные реквизиты оговариваются и закупаются заранее.

Профессиональная фотосьемка

Чтобы запечатлеть себя и своих близких в те моменты, когда душа и сознание переполнены положительными эмоциями, необходимо нанять фотографа и/или видеооператора. Съемка на телефон не заменит профессиональную. К выбору специалиста следует подойти ответственно - ознакомиться с примерами работ, почитать отзывы. Лучше отдавать предпочтение проверенным, с хорошей репутацией.

Заранее с фотографом и видеооператором обсуждаются основные моменты:

• Стоимость услуги;
• Когда и где надо снимать;
• Программа;
• Сроки сдачи готового материала.

Освещение в СМИ

Любое массовое мероприятие может быть освещено в СМИ. Это прекрасная возможность привлечь внимание к событию. Для этого необходимо:

• Связаться с рекламным агентством;
• Составить пресс-релиз, статьи;
• Привлечь телевиденье, радио, интернет-СМИ.

Безопасность

Сбор значительного числа людей с целью участия в каком-либо событии опасен. Высокий риск непредвиденных ситуаций. Необходимо позаботиться о том, чтобы их избежать. Предварительно оговариваются правила торжества.

Транспорт

Место празднования не всем гостям может быть удобным. Стоит заранее продумать, как они доберутся: забронировать транспорт, заказать трансфер, согласовать маршрут.

Уборка

Грязная посуда, мусор, декорации и многое другое остается после праздника. Чтобы хорошее настроение не было омрачено наведением порядка, об уборке необходимо подумать заранее. Многие арендодатели проводят ее самостоятельно, в противном случае желательно нанять уборщицу.

Подготовка к празднику – непростая задача. Чтобы он прошел на высшем уровне, необходимо продумать все до мелочей. Каждый гость должен почувствовать себя не простым зрителем, а участником действий, почетной персоной, способной влиять на ход событий. Торжественные случаи объединяют, заряжают энергией надолго, несмотря на физическую усталость.